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環境X員工=生產力

谷歌(Google)辦公室被稱為世界上最好的辦公室,他們引領開放式辦公室的潮流,本地許多科技創業如電訊商DIGI、明訊(Maxis)、團購平臺Fave、運動平臺Kfit等的辦公環境皆效仿它,為員工打造舒適的工作環境,讓員工即便下班也捨不得離開,增強歸屬感,減低僱員流失率!

辦公室設計重要嗎?「當然重要。一個好的辦公室不僅可以提高員工的生產力,更能為企業留住人才。」黎兆康答道。他是Bluwater設計工作室的創辦人兼首席執行員,從事室內設計領域將近30年。他指出,過往對許多公司來說,只要一台電腦、一些文具,加上一套桌椅就可以開工,所以在辦公室的裝修和設計上通常不會投入太多,而辦公空間設計更多被看作是可有可無的「面子工程」。




隔間不利於員工士氣

然而,科技的進步翻轉了傳統的工作模式,「這幾年大家的工作型態與過去有跳躍式改變,不論是辦公的空間、時間,或是工作與生活的界線,已不像過去那般分明,而是更加彈性,所以大家對工作環境也開始有要求。」科技龍頭大哥谷歌開創了開放式辦公室的潮流,時下許多新型創業公司均選擇為自家辦公室採用開放式設計,包括Bluwater設計工作室。「我的辦公室佔地大約2000平方尺,但只有4道門,包括大門和男女廁所的(3道)門,其餘空間一律採用開放式設計。」

根據「哈佛商業評論」(HBR)調查報告指出,75%受訪者表示在加入開放的工作環境後,感到工作效率明顯地提升;86%的人則相信在開放與互動的工作環境下,有助降低孤立感。黎兆康也認為,相較於傳統封閉型或有隔間的辦公室,開放式辦公室設計方式能夠創造更多空間,促進同事間的溝通與互動,進一步影響員工士氣和工作效率。

他續說,大部分傳統辦公室的桌位都有一個隔間(Partition),在這樣的環境下,職位越高的人一般所待的辦公空間越大,基層員工則被安排至較小的隔間。「因為有了隔間,所以大家專心埋首工作,團隊間缺少溝通、互動,甚至哪一位同事沒有上班也不知道。」谷歌首席執行員艾里克(Eric Schmidt)曾在《谷歌模式》(How Google Works)一書提到,職場空間的設計應該要儘量可能促進員工活力與互動,而不是為了分隔和彰顯位階。同事們在工作中要經常湊在一起、彼此激盪互動,才能共同成長茁壯。「在我的工作環境裡,我選擇更多長方形的桌子,因為可以讓大家聚集在一起討論。」

黎兆康喜歡大家一起工作的感覺,「我不喜歡獨自一個人坐在房間工作。」雖然他是公司的老闆,但他的房間沒有高門大院之勢,僅採用玻璃門作為隔間,房間裡的桌子更比一般的桌子來得大張,大概是乒乓桌一半的大小。「我的房間也是大家的開會的地方,大家常會拿著電腦到我的座位來一起討論,一起工作。」他更笑說,若往後空間允許,他理想中的桌子要乒乓桌那麼大。「這樣大家都可以圍在一起工作了!」他笑說。



管理方式與時並進

黎兆康認為,管理層在設計辦公室的時候,不應該只以自己作為出發點,而是需要考慮到員工的文化。「比如在這裡上班的員工平均年齡30歲,最老的是我。」他續說,相比起X世代,Y世代的上班族更重視工作與生活的平衡,他們希望辦公室的環境就像家一樣舒服,而不是冷冰冰的工作室。「所以當他們在尋找工作時,公司提供的工作環境也是考慮因素之一,這也是為什麼人人都想要谷歌上班的原因!」

由於國內許多新型創業的創辦人均非常年輕,所以他們願意花費在辦公室裝潢和設計上。那傳統產業呢?「許多管理層已開始瞭解工作環境的重要性,包括科技、銀行和餐飲領域的業者會為員工打造一個舒服的工作環境。」他進一步說道,若管理層還不願意放下身段聆聽年輕人的意見,那很快就會被時代淘汰。

他舉例說道:「在以前,父母說什麼我們就做什麼;但現在,我會學著聽聽我兒子的想法,看看年輕人的腦袋到底在想什麼?」

在公事上亦然,他不喜歡一言堂。「我剛入行時,老闆每一筆一畫都要管,但現在我會讓員工自由發揮,看看他們每個人的創造力!」




未來趨勢:共同辦公室

現在辦公室的趨勢為開放式設計或居家辦公室,那未來呢?「共同辦公室(Co-Working)正在崛起,而我相信這就是未來辦公室的趨勢。」根據共同工作空間網站Deskmag調查,全球共同工作空間的數量在2010年到2014年間增加了10倍,2014年全球有5780家共同工作空間,Deskmag更預計到了2018年,這類辦公室將增加至37000家。

共同工作空間就像是大型科技公司辦公室的縮小版,沒有辦公室隔間,透明會議室、沙發休憩區、帶寵物上班及戶外活動空間,強調協力工作、跨界創造力和自由。「簡單來說,就是一個大型的咖啡店,大家不是同事,卻在同一個空間下工作。」黎兆康認為,不同領域的人在同一個環境工作,透過互相分享,能達到出乎意料的效果,比方說,記者透過建築師的分享,而找到更好的訪問題材。

源自美國的辦公室租賃業者WeWork目前在全球17個城市都有據點,它與一般商務中心最大的不同在於,他們的空間設計融合都會風和工業風,與素雅嚴肅的商辦截然不同,Wework有大量的共同交流空間、無限供應的飲料零食、廚房、完整的辦公室設備以及透明會議室,還不時舉辦社交娛樂活動,完全符合新創團隊心目中理想的辦公室典型。最近在本地也能見到相關類型的平臺——CO3,並且集合了3大元素:連系(Connectivity)、協助(Collaboration)及社區(Community),讓不同領域的人成為大家庭,互相分享。CO3聯合辦公室的整體設計也會效仿谷歌把工作環境規劃得更開放式,讓員工可以在舒服的環境下發揮創意,首間CO3辦公室預計在6月份正式開張,並坐落在雪州蒲種。







我的理想辦公室

正如之前所說,黎兆康喜歡熱鬧,如果有機會,他希望自己的辦公室可以擁有一個功能齊全的廚房,並效仿谷歌一樣,全天候提供餐點,讓員工不必煩惱午餐要吃什麼。他認為,在餐桌上是維持感情的最好管道,「所以一般聚會我們都會選擇聚餐!」另外,由於黎兆康是室內設計師,所以他的團隊經常需要到工地、客人的屋子量尺寸等等,所以他希望可以在辦公室裡建設一個浴室,讓滿頭大汗的員工可以梳洗一番,舒服工作。


根據筆記女王林珮玲(Ada)說道,人在早上時段的精神最好,工作效率通常會比午餐後的時候來得高。「我希望無論早上還是下午,他們(員工)都可以精力充沛,所以我想要設立一個休息室,讓他們下午可以休息一下,充電再出發。」


設計符合員工文化 不應盲從谷歌


雖然谷歌辦公室被稱為是世界上最好的辦公室,也是許多企業效仿的物件,但黎兆康坦言,公司的設計必須符合辦公室的文化,不要盲目跟從。「要不然就會像穿不合適的衣服一樣,雖然設計好看,但不適用。」他比喻說道,室內設計公司更需要的是互相討論,所以工作環境裡有很多長桌子,好讓大家可以坐在一起。但這類型的設計並不適合套用在銀行領域,因為在銀行業更講究隱私。


他建議,若沒有頭緒該為辦公室打造怎樣的風格,可以試想想看,最近哪一個辦公室、酒店、甚至餐館的設計最讓你印象深刻,並且讓你感到舒服。至於想要親自下手DIY的業者也可以多參考室內設計雜誌以獲得相關靈感。「比方說,雜誌裡某個空間和你辦公室的很相似,那你就可以參考它的設計。」但他不忘說道,尋求專業人士的意見一般會更加省時省力,因為可以走少很多「冤枉路」。

技術提供:Blogger.